Dématérialisation et grande distribution : quels avantages pour vous ?

Depuis quelques années, l’Etat œuvre pour intégrer la dématérialisation et l’automatisation des échanges de documents commerciaux au cœur des entreprises. Les sociétés privées et les administrations sont de plus en plus nombreuses à privilégier l’EDI (Echange de Données Informatisé). Le secteur de la grande distribution qui traite de gros volumes, a lui aussi adopté cette méthode de transmission privilégiée. Qu’en est-il pour vous ?

Connaissez-vous tous les bénéfices de l’EDI ? Quels avantages pour la grande distribution ? Que dit réellement la loi à ce sujet ? Voici nos conseils pour vous aider à vous y retrouver. 
 

L’EDI (Echange de Données Informatisé), qu’est-ce que c’est ?

L’EDI est un échange d’ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux. Il se substitue aux envois par courrier, par fax, ou encore par mail. Il remplace les devis, les bons de commande, et depuis peu, les factures.

N’étant plus traités par des personnes mais par des ordinateurs, un format standard est nécessaire afin que l’ordinateur soit capable de lire et comprendre les documents EDI.

L’EDI au cœur de la grande distribution

De nombreux secteurs d’activité utilisent l’EDI, notamment la logistique, l’industrie, l’administration fiscale ou encore la finance. 
La grande distribution n’est pas en reste puisque cette industrie s’engage depuis plus de 30 ans dans le remplacement des processus physiques par des processus électroniques.

Malgré une présence de plus en plus importante de l’EDI dans les structures de la grande distribution, le potentiel de l’EDI pour cette industrie reste toujours énorme. L’utilisation de cette technologie à échelle mondiale permettrait notamment :

• D’harmoniser les procédures de livraison directe aux magasins 
• D’améliorer le processus de référencement des articles fournisseurs
• De réduire les coûts de gestion de l’information dans les processus marchandises
• De traiter des factures fournisseurs instantanément
• D’améliorer le service clients etc.

Les avantages de tous ces processus de dématérialisation sont nombreux. Un gain de temps évident et donc d’argent, à condition d’effectuer les opérations dans les règles.

Les règles de la dématérialisation

Plusieurs normes en matière de documents EDI sont utilisées au sein de l’industrie de la grande distribution :

• La norme Edifact : elle contient les règles d’écriture et le protocole à respecter pour les échanges de documents à l’échelle internationale. Cette norme, la plus ancienne, est indispensable afin de contribuer au bon fonctionnement de ce processus de dématérialisation.
• La norme eCOM : elle regroupe toutes les normes communes à la supply chain qui sont parfaitement adaptées à l’industrie de la grande distribution
• La norme VICS : elle vise à améliorer l’efficacité de la chaine logistique et les flux des produits et des informations pour les distributeurs et les fournisseurs

Dans le secteur de la grande distribution, mais également à une échelle plus importante, une nouvelle étape importante de dématérialisation est en cours de franchissement.

Depuis le 1er janvier 2017, l’émission et la réception de factures électroniques est obligatoire dans le cadre des relations de sous-traitance entre les entreprises de plus de 5000 salariés et les administrations. L’obligation est désormais étendue aux ETI (entre 250 et 5000 salariés), et donc à l’industrie de la grande distribution, depuis le 1^er janvier 2018. Puis ensuite aux PME (de 10 à 250 salariés) en janvier 2019, et enfin aux microentreprises (moins de 10 salariés) en janvier 2020.

Vous l’avez compris, nous sommes depuis plusieurs années déjà au cœur d’un processus de dématérialisation. L’Etat joue un grand rôle dans ce processus qui bouleverse petit à petit les habitudes administratives des sociétés. La grande distribution, comme tous les autres secteurs, ont beaucoup à y gagner pour faciliter encore plus les échanges avec leurs fournisseurs.
Tout savoir sur l’EDI >> www.impots.gouv.fr